Automazioni per libere professioniste

Esempio di una automazione di test interattivo per segmentare la mailinglist

Nessuno decide di automatizzare. Ci si arriva.

Si arriva al punto in cui gli stessi passaggi li hai rifatti a mano cinquanta volte, in cui il collegamento tra un software e l’altro sei tu, e in cui una parte della settimana se ne va in cose che non richiedono nessuna competenza — solo la tua presenza.

Quel momento arriva sempre nello stesso modo: il lavoro cresce più in fretta della struttura che lo regge. Non è un problema di organizzazione, ed è anzi la prova che il tuo business sta funzionando.

In questa sezione trovi cosa abbiamo imparato costruendo automazioni per chi lavora online: dove si perde davvero tempo, cosa conviene automatizzare, e soprattutto cosa è meglio lasciare com’è.

Dove si perde più tempo

Quasi sempre negli stessi cinque punti, e quasi mai in quello che ci si aspetta.

Quando arriva un contatto nuovo. Compila un modulo, la mail finisce tra le altre, rispondi dopo due giorni. Nel frattempo quella persona ha scritto anche ad altri.

Quando si prenota una call. Scambi di messaggi per far combaciare due agende, il link della stanza virtuale creato a mano, il promemoria che ti sei dimenticata di mandare.

Quando una cliente firma. Contratto, dati di fatturazione, saldo da ricordare, materiali da raccogliere, cartelle e bacheche da preparare. Sempre gli stessi passaggi, sempre nello stesso ordine.

Quando il lavoro finisce. Nessuna richiesta di recensione, nessun messaggio a distanza di mesi. Non per disinteresse: perché è una di quelle cose che si fanno solo se ci si ricorda.

Cosa non conviene automatizzare

Questa è la parte di cui non parla quasi nessuno, e secondo noi è la più importante.

Un’automazione ha un costo che non si vede: va progettata, testata, e soprattutto mantenuta. Gli strumenti di terzi cambiano le regole senza avvisare, le API si aggiornano, i piani cambiano. Ogni flusso attivo è qualcosa che prima o poi va guardato.

Quindi la domanda giusta non è “si può automatizzare?” — quasi tutto si può. È: quanto tempo mi restituisce, meno quanto me ne costa tenerlo in piedi?

Se un processo lo fai due volte l’anno, automatizzarlo è tempo perso. Se il risparmio è di dieci minuti al mese, idem.

E c’è un secondo criterio, che riguarda le persone: se un passaggio si rompe e nessuno se ne accorge per tre giorni, cosa succede? Dove la risposta è “perdo un cliente”, serve che ci sia comunque un occhio umano. Non tutto quello che si può togliere dalle proprie mani conviene toglierlo.

Da dove si comincia

Non dall’automazione più spettacolare: da quella che tocca il fatturato.

I contatti che arrivano e restano senza risposta, i follow-up che non partono, le persone che si iscrivono e non ricevono niente. Sono i punti in cui non stai perdendo solo tempo — stai perdendo occasioni, e in silenzio.

Poi vengono i processi ripetitivi ad alto volume: l’onboarding, la consegna dei materiali, la gestione dei contatti.

E solo dopo, se ha senso, tutto il resto.

Un consiglio pratico: una alla volta. Un sistema costruito tutto insieme si rompe tutto insieme, e quando succede nessuno capisce da dove ricominciare. Meglio che la prima automazione funzioni dal almeno un mese, prima di aggiungerne una seconda.

Se non sai da dove partire

È la situazione più comune, e ha una ragione precisa: quando sei dentro l’operatività tutti i giorni, i processi diventano invisibili. Le cose che rifai da tre anni non le vedi più come passaggi separati — le vedi come “il lavoro”.

Per quello, di solito, la prima cosa utile non è scegliere uno strumento. È mettere per iscritto cosa succede davvero, dal momento in cui qualcuno ti scrive a quello in cui il lavoro finisce. Anche solo su un foglio.

Vuoi che ti diamo una mano?

Colleghiamo gli strumenti che già usi, così i passaggi ripetitivi si fanno da soli. Ci sono i pacchetti pronti per i punti in cui si perde più tempo; ma anche l’Audit se invece i pezzi da collegare sono tanti, così da poter costruire un’automazione su misura.