Avresti bisogno che le giornate durassero 48 ore per riuscire a fare tutto? Ti piacerebbe riuscire a organizzarti, così da trovare un po’ di tempo anche per te stessa e la tua famiglia? Allora ecco qualche consiglio da un’organizzatrice di professione: Carolina di My Zen Manager!
Per noi piccole attività e freelance il tempo è spesso un gran nemico. Abbiamo sempre mille cose da fare, e siamo perennemente di corsa, con la sensazione di non riuscire a stare dietro a tutto.
Ecco perché oggi ho deciso di fare uno “strappo alla regola”: non ti parlerò di web marketing, ma di produttività e risparmio del tempo. Ma visto che io non sono certo abbastanza qualificata per dare consigli in merito (io ho ancora bisogno di giornate di 48 ore, altroché!), ho invitato una professionista del settore: Carolina di My Zen Manager, un’organizzatrice seriale d’ispirazione orientale!
Ho conosciuto Carolina nel gruppo Facebook I Mercoledì della Mansardina, e mi ha attirato subito il suo approccio “Zen” alla produttività.
Carolina è una ragazza che ama la libertà e che vuole vivere la vita che desidera, trovando perciò il tempo per fare tutto ciò che ama, senza stressarsi e correre a destra e sinistra. È proprio per questo che si è avvicinata all’organizzazione e al problem solving, a cui ha istintivamente associato l’arte Zen e la meditazione, che pratica fin da ragazzina.
Unendo questi due “mondi”, ha dato vita al suo personale percorso di organizzazione, e alla sua attività: My Zen Manager.
Quindi chi meglio di lei può aiutare noi povere disorganizzate freelance e piccole attività a organizzarci meglio e risparmiare tempo?
L’ho dunque intervistata facendomi dare qualche consiglio utile. Lascio a lei la parola!
Cosa vuol dire “essere produttivi”?
La gente tende a pensare che essere produttivi significhi essere super impegnati con l’agenda piena, ma in realtà non è così, anzi, è proprio il contrario!
Essere produttivi significa fare meno ma meglio, puntare sulla qualità e non sulla quantità, è fare spazio.
Essere produttivi vuol dire prendersi il tempo per godersi ogni momento presente facendo ciò che ci rende felici, creando valore per noi stessi e per gli altri.
Penso quindi che sia importante capire qual è la motivazione, la forza, la visione che ci spinge a voler essere produttivi e dare il nostro contributo al mondo. Perché sarà quella a darci la spinta necessaria ad apportare i cambiamenti necessari alla nostra vita per renderla più “produttiva”.
Cosa serve per essere produttivi?
Consapevolezza, azione ed equilibrio sono le mie parole chiave per la produttività.
- Consapevolezza: per imparare a riconoscere i propri punti deboli e saper incanalare l’energia nella giusta direzione, senza disperderla o forzarla.
- Azione: perché la procrastinazione, il rimandare continuamente le cose da fare, non rende produttivi.
- Equilibrio: perché ci vuole la giusta alternanza tra attività e riposo per mantenere alti livelli di energia e concentrazione.
Quali strumenti consigli?
Non ci sono strumenti giusti o sbagliati, ognuno deve trovare quello che sente più affine e adatto a sé.
Gli unici consigli che posso dare sono:
- Avere almeno un supporto cartaceo perché scrivere aiuta a mettere in evidenza le priorità su cui focalizzarsi.
- Mantenere il più possibile tutto il materiale lavorativo su pochi strumenti per non dover continuamente passare dall’uno all’altro perdendo concentrazione.
È per esempio quello che ho consigliato di recente a M. una cliente che aveva difficoltà a ricordare gli appuntamenti e gli impegni fino a confondere un giorno con l’altro. Stava solo attraversando un periodo molto stressante e intenso e, pur essendo abituata ad usare sempre e solo Google Calendar in condivisione con il marito, ha risolto la situazione utilizzando per un breve periodo un planner cartaceo che si è stampata in base alle sue preferenze e comodità per poi tornare alle sue abitudini con maggiore serenità.
Cambiano le situazioni ed esigenze quindi sono gli strumenti ad adeguarsi a noi e non viceversa.
Quali sono le abitudini che aiutano a essere più produttive?
Ci sono molte buone abitudini che vanno bene per tutti e aiutano la produttività.
Come per esempio evitare il multitasking, ma anche darsi obiettivi realistici e con scadenze precise, imparare ad assecondare il proprio “bioritmo” e isolarsi dalle distrazioni.
Ci sono delle tecniche, app o altro che aiutano a gestire le cose da fare?
Ecco, questa domanda potrebbe aprire tutto un mondo a sé.
Ci sono tantissime tecniche e infinite App che possono aiutare, ma anche se andassi avanti ore a elencarle, non potrei darti una soluzione univoca ed efficace e valida per chiunque.
Dipende da che tipo di attività svolgi, dove lavori, con chi, se viaggi spesso, di cosa hai bisogno…
Per fortuna non siamo tutti uguali ed è fondamentale lavorare prima di tutto su quali sono queste “cose da fare che bisogna gestire”.
Servono soluzioni mirate e personalizzate. La vera tecnica (o App) che funziona è quella perfetta per te, quella che ti aiuta a organizzarti senza forzature, che senti “tua”, ma potrebbe essere una sola o un mix di tecniche diverse.
A G., ad esempio, il mese scorso ho suggerito di utilizzare Google Keep perché è sempre in giro in auto, a piedi, ad aspettare qualcuno… è una tipa tecnologica e aveva bisogno di annotarsi idee, progetti, articoli di blog, testi di mail in modo rapido e poter poi ritrovare tutto comodamente al PC a fine giornata da rielaborare velocemente.
Ma la stessa App non la suggerisco sicuramente a F. che è una visiva, creativa, ha bisogno di scrivere, scarabbocchiare, vedere gli appunti tutti colorati per distinguere le cose importanti… e poi è sempre alla scrivania per tante ore, molto meglio un bel quadernone a spirale!
Come si fa a trovare del “tempo extra” quando si hanno mille cose da fare?
Trovare il tempo dove pensi che non ci sia è proprio la mia specialità e materia di studio quotidiano.
Per ottenere questo “tempo extra” basta seguire un processo molto semplice…
1. Analizzare in modo onesto e sincero come si gestiscono il tempo e le attività durante la giornata.
Tutte le mie consulenze iniziano infatti con questo primo step fondamentale in cui guido la mia cliente nella fase di analisi e consapevolezza.
2. Capire quali sono le cose veramente importanti e pianificarle.
Avere sempre mille cose da fare non è sano, meglio puntare all’essenziale, semplificare, selezionare e dedicare il tempo solo per le cose davvero importanti.
Quindi la seconda cosa da fare è stabilire le priorità distinguendo le attività importanti da quelle urgenti o delegabili o rimandabili.
Certo da soli non è facile perché quando siamo super incasinati ci sembra sempre tutto urgente, importante da fare per ieri e non c’è mai nemmeno un minuto di margine.
Se gestire e promuovere l’attività è una priorità, rientra di diritto nel quadrante delle attività importanti ed è giusto che prenda il suo posto.
Ma quando è meglio inserire la promozione della propria attività?
M. ad esempio aveva trascurato il suo blog e non riusciva a trovare il tempo per riprendere a scrivere. Attraverso il percorso fatto insieme avevamo individuato il tardo pomeriggio come momento ideale e proficuo perché scrivere la rilassava e riusciva a raccogliere le idee di tutta la giornata. Per ricavare quello spazio temporale è bastato spostare altre attività in altri momenti e individuare tutte le perdite di tempo per eliminarle!
Ecco perché è importante essere consapevoli di come si impiega il proprio tempo per capire quanto sia realistica la pianificazione e dove invece si tende a sprecare il tempo.
Ad esempio un’attività che potremmo svolgere in pochi minuti molto spesso rischia di occupare molte ore solo perché non ci rendiamo conto di quanto ci distraiamo perdendo la concentrazione oppure non abbiamo creato un metodo che aiuti a velocizzare alcuni passaggi.
Mettendoci meno tempo per fare alcune cose e avendo pianificato con attenzione le cose importanti ecco che, “quasi per magia”, ci ritroviamo con tutto il tempo che si serve per dedicarci a quello che ci interessa.
Non è magia, è solo l’arte dell’organizzazione e la bella notizia è che chiunque la può imparare!
Che si fa quando capita l’imprevisto che fa saltare i piani?
Che si fa? Si fa un bel respiro per mantenere una calma… Zen!
Se gli imprevisti non si possono evitare e non dipendono da noi, lavorare sulla prevenzione invece è possibilissimo.
Se ti riduci sempre a lavorare sull’onda dell’emergenza, facendo sempre le cose all’ultimo minuto è ovvio che se qualcosa non va come avevi immaginato è un disastro.
Consegne in ritardo, appuntamenti che saltano, clienti persi.
Portarsi invece avanti con una buona pianificazione, svolgendo tutte le attività importanti e monitorando il procedere dei lavori, non solo abbasserà notevolmente il rischio di imprevisto, ma, anche in caso di cambi di programma improvvisi, ci sarà margine sufficiente per non farsi prendere dal panico.
Quando si hanno bambini piccoli le cose si complicano, è inevitabile e faticoso.
Lo so bene avendo due figlie di 8 e 4 anni e avendo iniziato a lavorare da casa con la prima gravidanza.
Bisogna avere pazienza e pianificare le attività. Ad esempio ci sono alcune attività che si possono fare con loro, coinvolgendoli se si può, oppure senza che la nostra attenzione ne risenta se ci interrompono in continuazione: le faccende domestiche, le commissioni, cucinare, fare attività di lavoro poco impegnative come archiviare, leggere…
Queste sono tutte cose che è meglio fare quando i bimbi sono con la mamma e sono svegli.
Quando invece non ci sono (perché sono con la baby-sitter, con i nonni, al nido, con il papà, dormono) allora via libera alla massima concentrazione per fare tutti i lavori più importanti che richiedono la nostra attenzione per un tempo più lungo dei 5 minuti tra un “mammaaaaa” e l’altro.
Non è facile, ma si può studiare un programma di pianificazione ad hoc in base alle specifiche esigenze per incastrare tutte le attività come un puzzle e modificarlo man mano che la situazione evolve.
Qual è il problema più sottovalutato per una freelance o chi ha una piccola attività?
La mancanza di consapevolezza è sicuramente il primo punto su cui insistere.
Noi occidentali siamo poco abituati a questo tipo di attenzione ed è anche per questo che l’approccio Zen mi aiuta e l’ho inserito nel mio percorso di consulenza.
Il punto però è che a volte si è assolutamente convinti di non avere tempo per fare qualcosa, ma non è così.
Abbiamo una percezione distorta del tempo e ne perdiamo tantissimo senza rendercene conto.
Dalla prima cosa che fai appena sveglia all’ultima prima di addormentarti ci sono tantissime piccole variazioni che possono fare la differenza.
Sono proprio lì sotto il tuo naso, ma non riesci a vederle e serve qualcuno che dall’esterno ti aiuti a osservarti per ritrovare la giusta rotta da seguire.
Ecco perché il mio metodo non è qualcosa di preconfezionato che puoi applicare alla lettera, ma mette al centro la persona e l’aiuta a imparare a organizzarsi in modo autonomo, anche se siamo distanti e non ci incontriamo mai di persona.
Nella maggior parte dei casi delle persone che ho seguito e seguo, manca una visione d’insieme del proprio progetto, c’è una diffusa difficoltà nell’individuare le priorità e i singoli step da fare per andare avanti.
Se non metti attenzione in quello che fai, non sai quanto tempo ci metti, non hai un piano preciso da seguire, il tempo passa senza che te ne renda conto e arrivi a fine giornata con quella fastidiosa sensazione di non aver concluso nulla.
3 consigli finali!
Se hai scelto di metterti in proprio è perché ami il tuo lavoro, ma amarlo non basta perché tutto funzioni, il percorso è in salita e servono forza, coraggio, impegno e determinazione.
Se anche la gestione del tempo e l’organizzazione devono essere delle imprese epiche fatte di battaglie da combattere, prima o poi, crolli.
Quindi il primo consiglio è…
1. Impara a conoscerti e asseconda la tua natura per vivere e lavorare con gioia.
A questo proposito ho due casi che sono esattamente agli antipodi. Da una parte c’è C. che non ce la fa proprio ad alzarsi prima delle 8, ma le piacerebbe, si sentirebbe più produttiva e potrebbe dedicarsi ad alcune passioni abbandonate da anni. Dall’altra c’è M. che alle 6 è già operativa e super attiva ma non fa niente dopo le 21 anche se è convinta che dopo cena potrebbe studiare per quel corso che le permette di ottenere una certificazione importante.
Beh, a C. è bastato anticipare la sveglia di un quarto d’ora per riprendere le sue passioni senza fare (troppa) fatica e M ha già dato il primo esame di quel corso invertendo quello che faceva al mattino con il pomeriggio scoprendo di fare le stesse cose nella metà del tempo e delegando parte dell’attività di segreteria di un’associazione di cui fa parte.
E questo mi porta al secondo consiglio che è comunque strettamente connesso al primo…
2. Trova il tuo equilibrio e punta all’essenziale.
Lavorare con equilibrio significa imparare a dire di no a progetti e persone che assorbono la nostra energia e assecondare la nostra natura. Non bisogna per forza essere sempre disponibili e non è detto che accettare qualsiasi proposta ci farà crescere professionalmente.
Equilibrio vuole anche dire non sottovalutare mai l’alternanza lavoro/riposo. Quanto siano lunghi i tempi dell’uno e dell’altro è soggettivo e dipende da molti fattori, ma lavorare e basta trascurando tutto il resto non aumenta mai in nessun modo la produttività.
Anche delegare aiuta a mantenere un buon equilibrio, anche se tendenzialmente è qualcosa di molto difficile da fare soprattutto quando si lavora da soli e si è gelosi ed esigenti.
Una volta che si impara a delegare, a mettere dei paletti, individuare una strada precisa da percorrere lavorando sulla qualità piuttosto che sulla quantità, c’è solo una cosa che mi porta al terzo consiglio…
3. Agisci! Le cose non si fanno da sole, smettila di raccontarti storie, supera le paure e datti da fare.
La teoria da sola non basta e, anche conoscendo tutte le teorie del mondo sulla produttività, vanno prima interiorizzate e adattate al proprio stile di vita e anche così, non potranno mai sostituire una bella rimboccata di maniche!
Concludendo…
Dopo questa bella chiacchierata con Carolina, non mi resta che lasciarti i contatti di My Zen Manager, così se vuoi approfondire l’argomento produttività e gestione del tempo puoi farlo sul blog e iscrivendoti alla newsletter di Carolina, che contengono tantissimi articoli utili e interessanti:
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Per iniziare subito a essere più produttiva e organizzata con il percorso di My Zen Manager, puoi scrivere direttamente a Carolina: carolina@myzenmanager.com
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Se hai altre domande sulla produttività, devi assolutamente guardare il video della live che abbiamo tenuto io e Carolina il 12 aprile!
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a me ha aiutato molto il fiore di Bach OAK, per imparare a gestire il tempo e ritagliarmi degli spazi di relax solo miei e soprattutto a staccare, mentalmente e fisicamente